Diventa un buon collega (Parte 2)

Come supervisionare e motivare i collaboratori 

Sia che il tuo ruolo includa o meno responsabilità diretta di altro personale, è molto probabile che a volte ti verrà chiesto di supervisionare il lavoro di altri membri del team, come i tecnici che stanno lavorando con te o nuovi arrivati, quando sarai un membro più anziano sul posto. Qualunque sia il tuo ruolo, comprendere come ottenere il meglio dagli altri ti aiuterà. 

Rispettare gli altri 

La regola più importante per qualsiasi supervisore è di “rispettare gli altri in ogni momento, qualunque sia il loro ruolo o il loro background, percependo bene come svolgono il loro ruolo. È utile ricordare che tutti coloro che lavorano in una struttura veterinaria lo fanno perché vogliono aiutare gli animali ad avere una vita migliore, e quindi sarebbe estremamente insolito per un membro del team venire al lavoro con l'intenzione deliberata di fare qualcosa di sbagliato. 

Non ci sono quindi scuse per mostrare una mancanza di rispetto per i nostri colleghi urlando o alzando la voce, comportandoci in modo intimidatorio (bullismo), chiamandoli con un nome diverso, o facendo commenti che si riferiscono al loro sesso, preferenze sessuali o credenze religiose. 

Dare feedback 

Ci sono molti modelli per dare e ricevere feedback; un metodo semplice che funziona nella maggior parte delle circostanze è “il metodo panino”. 

Loda in pubblico, critica in privato

Siamo generosi con le lodi e discreti con le critiche. Se c'è un comportamento dei nostri colleghi che ci dà fastidio, dovremmo cercare di risolverlo con loro, sollevando la questione in privato (Figura 8). Il tuo capo non si fiderà né sosterrà un giovane impiegato che critica sistematicamente i suoi colleghi.

Il potere del “grazie”

Un altro modo molto efficace di esprimere un apprezzamento è quello di ripeterlo a un membro più anziano del team, verbalmente o per iscritto (e-mail o con un memo). Vedere che sei pronto a lodare un collega anche con un superiore rappresenta un ulteriore riconoscimento dei suoi sforzi e rafforza così il valore del complimento.

Motivare attraverso un arricchimento del luogo di lavoro

Sviluppare il personale del futuro

Strutture grandi e piccole stanno adottando un approccio più strutturato nella gestione delle prestazioni, per formalizzare il processo di sviluppo dei collaboratori all'interno dello studio. Che la tua struttura utilizzi un sistema formale o un approccio più informale, il concetto sarà lo stesso: il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi può essere ottenuto al meglio sviluppando le persone. Numerosi studi hanno dimostrato che un approccio ben integrato alla gestione della performance mostra benefici in termini di impegno, chiarezza degli obiettivi e soddisfazione sul lavoro. 

Nella sua forma più semplice (che è spesso adatta alla maggior parte delle strutture veterinarie), il sistema di gestione delle prestazioni consisterà in 3 fasi:

1. Una valutazione 

Una valutazione annuale è il cuore di tutti i sistemi di valutazione delle prestazioni. Un collaboratore e il suo diretto superiore si siedono ed esaminano i progressi dell'anno trascorso, e concordano gli obiettivi di sviluppo per i successivi 12 mesi. Che sia formale o informale, la revisione annuale dovrebbe essere una parte positiva e continua dello sviluppo di tutto il personale (compreso te!).

2. Piano di sviluppo individuale

Il risultato chiave della valutazione è il piano di sviluppo individuale, che dovrebbe stabilire come raggiungere gli obiettivi di sviluppo identificati durante la valutazione. Una parte importante del piano è che il dipendente si assume la responsabilità del proprio sviluppo, con il supporto della struttura e del suo supervisore diretto.

3. Revisione regolare 

I progressi rispetto ai piani di sviluppo dovrebbero essere rivisti almeno una volta durante l'anno e, idealmente, ogni trimestre, in modo da monitorarli e aggiustarli se necessario. Il direttore dovrebbe anche rivedere il funzionamento generale del sistema di gestione delle prestazioni stesso, per garantire che tutti siano valutati al momento concordato e che le loro revisioni siano aggiornate. 

Come ottenere il meglio dal tuo primo lavoro 

Una volta passato l’entusiasmo al pensiero di iniziare il primo/un nuovo lavoro, vorrai riflettere su come rendere l'esperienza il più utile possibile. Incontrare un nuovo team può essere una prospettiva scoraggiante per molte persone e sarai desideroso di cercare di “inserirti”. Ecco alcuni semplici passi che puoi fare per aumentare le probabilità che la tua esperienza sia vantaggiosa sia per te che per gli altri. 

1. Comprendi i tuoi obiettivi  

2. Riferisciti ai tuoi obiettivi in termini pratici 

3. Parla apertamente fin dall’inizio 

4. Mantieni un dialogo continuo

Organizza il tuo tempo

Decidi cosa fare prima: 

• Inizia con le cose semplici o rapide (per averle pronte). 

• Raggruppa insieme compiti simili (per usare il tuo tempo in modo efficiente).

• Passa ai compiti più grandi. 

• Considera la possibilità di delegare parte del compito. 

• Se il compito non è né urgente né importante: 
  - rivedi se è proprio necessario; 
  - considera la possibilità di delegarne parte o tutto ad altri
  
  

Direziona i tuoi sforzi 

Direzionare le tue energie e i tuoi sforzi fa la differenza tra essere occupati ed essere proficui

Coordinati con gli altri

Lavoriamo come parte di una squadra, quindi coordinare i nostri sforzi è vitale. Tuttavia, il tempo che passiamo insieme deve essere giustificato dal risultato che ne deriva. Gestire il tempo insieme è fondamentale se vogliamo farne buon uso, quindi è bene stabilire delle regole per eventuali riunioni: 

• Insistere sulla puntualità; rispettare gli altri e arrivare in orario. 

• Stabilire un ordine del giorno chiaro, che includa un obiettivo per ogni punto

• Mantenere l'attenzione sull'esito desiderato, non permettere distrazioni. 

• Registrare i risultati; cosa, da chi, per quando. 

• Rivedere e imparare – l'ultimo punto all'ordine del giorno, come avremmo potuto rendere questo incontro più efficace? 

• Finire in orario.
  
  

Evita di prenderti “noie” 

Una “noia” è un problema che attende una soluzione. Quando ne hai una, di solito ti impedisce di fare quello che vuoi veramente fare, come quando dici: “Se solo non avessi un problema come questo da risolvere prima...allora potrei andare avanti con altro...”. Possiamo trovarci con una noia di un collega per aiutarlo: "Ecco, passami questo caso, ora vai avanti con...”. 

Controlla i miglioramenti 

Crea un registro del tempo per aiutarti a vedere come stai usando il tuo tempo. Potresti rimanere sorpreso! 

Rivedi il tuo registro per identificare le aree di miglioramento, identificando ciò che devi cambiare e come hai intenzione di farlo. 

Avvia i cambiamenti, poi, dopo un paio di settimane, rivedi i tuoi progressi. Chiediti cosa è andato bene e cosa hai potuto imparare (Figura 10). 

Cosa può essere fatto meglio? Pianificalo, inizia i cambiamenti, rivedi i tuoi progressi e chiediti “Cosa ho imparato?” Poi ricomincia con un nuovo ciclo:

Gestire il tuo tempo in relazione ai tuoi colleghi e ai tuoi clienti

Un elemento importante della gestione del tempo è il fatto che siamo parte di una squadra e quindi le nostre azioni sono spesso legate alle azioni degli altri. Il modo in cui gestiamo il nostro tempo può avere un impatto positivo o negativo sulla gestione del tempo dei nostri colleghi e viceversa. 

Riconoscere l'impatto della tua gestione del tempo sugli altri (sia colleghi che clienti) è importante per lavorare efficacemente come una squadra e fornire un servizio di alta qualità. Così, per esempio, lasciare che una visita si protragga oltre il dovuto in modo da poter ottenere un risultato positivo per quell'unico cliente può causare problemi ai molti clienti in attesa, e avere un impatto sui tuoi colleghi, ritardandone il lavoro. 

Ricorda di essere realistico 

Come mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata 

1. Opera come un professionista

Il primo e più importante messaggio per un equilibrio vita-lavoro funzionante nella professione veterinaria è: mantieni una distanza professionale tra te, i tuoi clienti e il resto del team. Separa rigorosamente la vita lavorativa e la vita privata: quando sei al lavoro, sii disponibile al 100%, ma nel momento in cui esci dal tuo ambiente di lavoro, sei un privato che ha diritto al proprio tempo libero. Non lasciare che i proprietari ti contattino di persona, per telefono o attraverso i social network nel tuo tempo libero. Sii amichevole, ma coerente con il messaggio: “Ho ricevuto la sua richiesta. Al momento sono fuori servizio. Contatti la clinica per fissare un appuntamento.” Questo è importante anche quando interagisci con i tuoi colleghi. Può succedere che qualcuno cerchi di caricarti con qualcosa da fare, a volte con il pretesto che sei “così bravo” in questo lavoro o dicendoti “devo correre a casa oggi”. Potresti sentirti lusingato e importante, ma in realtà qualcuno ti sta manipolando per farti fare compiti che gli sono stati assegnati. Questo può essere difficile, soprattutto all'inizio della tua carriera, perché è bello sentirsi importanti. Tieni conto che se cadi nella trappola potresti non uscirne più e mettere in pericolo il tuo equilibrio lavoro-vita privata. È molto meglio essere coerenti, mantenendo la separazione tra lavoro e vita privata, facendo qualche piccola eccezione di tanto in tanto se si verificano situazioni straordinarie. Questo non significa non essere una persona gentile ed empatica – significa solo che dovresti stabilire e mantenere una sana distanza professionale, anche se a volte è difficile. La tua struttura condivide i tuoi valori riguardo al lavoro e al tempo libero o ti viene richiesto di essere disponibile in ogni momento? All'inizio della tua carriera, potrebbe essere comune dover lavorare in condizioni che non corrispondono al 100% ai tuoi desideri, per un determinato periodo di tempo, ma non è salutare a lungo termine e potresti dover decidere di cercare un nuovo ambiente di lavoro più adatto. 

2. Chiarisci le tue priorità 

Per scoprire cosa è veramente importante nella vita per te, fai un elenco e scrivi tutto quello che ti piace fare, anche alcune cose che non hai ancora fatto. Puoi avere previsioni, obiettivi e persino sogni. Poi, dividi l’elenco in due parti: attività private (famiglia, sport, hobby) e attività professionali. Prova a categorizzare gli elementi da “molto importante” a “mi piacerebbe”, creando una panoramica che mostri chiaramente queste tue preferenze. Il passo successivo sarà valutare il tempo che già spendi in queste attività e quello che vorresti spendere, aggiungendo questi dati alle attività che nella tua analisi hai indicato come importanti. 

3. Piano e struttura

Una volta che hai completato il tuo elenco di attività, il passo successivo è quello di creare un piano orario equilibrato fra le tue attività private e professionali preferite durante la settimana. In questo modo, avrai abbastanza tempo per le cose che devi fare (doveri), le cose che vuoi fare (extra), così come il tempo (libero) per attività spontanee e non pianificate, altrettanto importanti e che non dovrebbero essere trascurate. Nell’equilibrio lavoro-vita privata, ci dovrebbe essere sempre un po' di spazio che ti permetta di fare qualcosa di nuovo e stimolante, oltre a un po' di tempo per non fare nulla. È una buona idea avere sott’occhio questo programma, magari integrandolo  nel calendario del tuo smartphone o laptop. In questo modo, la tua agenda ti ricorderà quando è il momento per attività (Figura 11) che vuoi fare davvero, anche quando, per esempio, stai ancora lavorando. Ricevere un promemoria ti rende più sensibile al bilanciamento lavoro e vita privata e ti avverte quando corri il rischio di sbilanciare le tue priorità.

4. Muoviti

Lavorare come Medico Veterinario è un lavoro fisicamente ed emotivamente impegnativo e spesso ci si sente esausti alla fine di una giornata di lavoro, senza poter immaginare di fare altro che rilassarsi sul divano davanti alla TV. Anche se il Medico Veterinario non è una professione sedentaria, in realtà questo non va a beneficio della forma fisica. Una ricerca ha dimostrato che praticare sport regolarmente è il modo migliore per ridurre lo stress e compensare gli effetti negativi della tensione muscolare e dello sforzo durante il lavoro (Figura 12). Non c'è bisogno di correre in palestra tutti i giorni (sarebbe comunque impossibile per un Medico Veterinario con un lavoro a tempo pieno); è stato dimostrato che una camminata veloce di circa 30-40 minuti 3-4 volte alla settimana ha un effetto rilassante ed equilibrante. Dedica regolarmente del tempo per uscire all'aria aperta e liberare la mente – è un modo favoloso per ribilanciare le priorità e per concentrarsi. 

Conclusione